町内会費や自治会費の集金は、しばしば煩わしい作業だと感じられることがあります。
支払いを躊躇する理由の一つとして、それらが何のために使用されているのか不明瞭な事が挙げられるでしょう。
特に新しい住宅地では、様々な場所から移り住んだ人々が集まるため、集金が困難になるケースが見受けられます。
そこで、今回はどうすれば集金がスムーズに進むのかを考えてみました。
町内会費や自治会費とは何か？
町内会費や自治会費とは、地域の住民が地域のために共同で支払う費用です。
これらの費用は、主に以下のような地域コミュニティの様々な活動をサポートする事を目的として使用されています。
・地域の清掃活動や美化活動
・地域の防犯活動や防災設備の整備
・地域の祭りやイベントの開催費用
・コミュニティ施設の維持管理費
町内会費や自治会費は地域によって支払いが任意の場合もあれば、加入が義務付けられているケースもあります。
そのため、地域によって費用の額や使い道が異なることが一般的だと言えるでしょう。
町内会費や自治会費の集金時に発生しやすいトラブルについて
町内会費や自治会費の集金時には以下のようなトラブルが発生するケースがあります。
・住民が忙しくて対面での支払いが難しくなってしまう
・費用の管理が不透明で住人から不信感を持たれてしまう
このような出来事が起こると、集金担当者が何度も支払いを催促することになり、大変です。
支払い時のトラブルを避けるために、オンライン決済を導入するのもありかもしれませんが、最新のデジタルに詳しくない人も多いです。
なので、支払い方法が新しい形式に変わると、対応できないケースも出てくるかと思われます。
回覧板などでの集金方法や集金時間の連絡を徹底した上で、透明な会計報告を行い、「住人からの理解を得ること」を優先した方がいいでしょう。
町内会費や自治会費の集金時に役立つ例文集
町内会費や自治会費の集金は、スムーズに進まないことも多いです。
なので、集金前に地区の各グループで会議を開き、集金のタイミングと方法を決定しておくことをおすすめします。
集金の通知は回覧板を通じて行い、以下のように記載するといいでしょう。
○月〇日〇時に、町内会費の集金に参ります。その時間帯にご在宅でない場合は、恐れ入りますが、指定の日に○○宅に町内会費をお持ちください。
相手が顔見知りの場合、このようにシンプルな文面で通知しても問題はないでしょう。
しかし、顔見知りの少ない地域では、このような簡潔な文面では親しみ過ぎると感じることもあります。
そのため、別の例文を以下に示しておくこととします。
平成○○年○○月○○日
○○○地域会○班（組）宛
○○○地域会班長（組長） ○○
平成○○年度 地域会費徴収のお知らせ
日頃より、地域会の活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
このたび、平成○○年度の地域会費を下記の通り徴収させていただきます。お忙しいところ恐縮ですが、ご協力をお願い申し上げます。
記
1.会費 ○○○円
できるだけお釣りのないようにご準備ください。
2.徴収日時：平成○○年○○月○○日
3.徴収時間：○○時から○○時まで
4.連絡先：○○宅 TEL ○○－○○○○
ご都合が悪い場合は、お手数ですが事前にご連絡の上、○○宅へ直接お持ちください。
以上
「町内会費の支払いは任意です」などという記載は避けるべきで、むしろ町内会費の具体的な使い道を示すことで、支払いに抵抗のある住人からの理解を深めやすくなるはずです。
町内会費や自治会費の回収における不在時の例文について
事前に会費の回収予定を通知していたとしても、時には忘れてしまうことがあります。
近隣住民とあまり親しくない場合は、事前に回収時に使用する例文を幾つか準備しておくと、作業がスムーズになります。
ここで、住人の不在時におすすめの例文を示しておきます。
○月〇日
○○自治体○班班長 ○○○○
本日は地域会費の回収に伺いましたが、ご不在でしたので、後日再度訪問させていただきます。
大変お手数をおかけしますが、以下の連絡先まで都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
○○宅 電話 ○○○○－○○－○○○○
連絡先が分かっている場合は、ただ文書を投函するだけでなく、電話での連絡も効果的です。
人によっては、会費の支払いを渋ることもあるため、複数の手段を用いることで、支払いの意識を高めることができるでしょう。
まとめ
以上、今回は町内会費や自治会費を集金する際の例文について紹介しました。
ここで紹介した例文は基本的なものですが、これらのテンプレートを活用する際には地域の実情に応じて調整してください。
もし、回覧板が停滞しているようであれば、それぞれの家庭に直接ポスティングすることで、確実に通知することが推奨されます。
町内会費や自治会費を集金する際に必要となる回覧板に関する関連記事はこちらを参照下さい。
